Abmahnung im Arbeitsrecht - Bedeutung, Wirksamkeit und Handlungsmöglichkeiten

Eine Abmahnung ist im Arbeitsrecht häufig der erste ernsthafte Warnschuss. Für Arbeitnehmer*Innen kann sie erhebliche Bedeutung haben, weil sie später Grundlage für eine verhaltensbedingte oder sogar fristlose Kündigung sein kann. Für Arbeitgeber ist sie wiederum ein wichtiges Instrument, um Pflichtverletzungen zu dokumentieren und arbeitsrechtliche Konsequenzen vorzubereiten.

Viele Arbeitnehmer*Innen unterschätzen eine Abmahnung zunächst. Sie wird als bloßer Hinweis oder interne Rüge verstanden. Tatsächlich kann eine Abmahnung aber weitreichende Folgen haben, insbesondere wenn später eine Kündigung ausgesprochen wird.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wann eine Abmahnung wirksam ist, welche Fehler häufig vorkommen und welche Handlungsmöglichkeiten Arbeitnehmer*In nach Erhalt einer Abmahnung haben.

Was ist eine Abmahnung?

Mit einer Abmahnung beanstandet der Arbeitgeber ein bestimmtes Verhalten der Arbeitnehmer*In. Gleichzeitig macht er deutlich, dass im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen können.

Eine ordnungsgemäße Abmahnung erfüllt daher regelmäßig zwei Funktionen:

• Sie rügt ein konkretes Fehlverhalten.
• Sie warnt vor möglichen Konsequenzen für den Wiederholungsfall.

Das Bundesarbeitsgericht beschreibt diese beiden Elemente als Rügefunktion und kündigungsrechtliche Warnfunktion. Eine Abmahnung muss daher das beanstandete Verhalten hinreichend konkret bezeichnen und deutlich machen, dass bei erneuter Pflichtverletzung der Bestand oder Inhalt des Arbeitsverhältnisses gefährdet sein kann.

Wann kann eine Abmahnung ausgesprochen werden?

Eine Abmahnung kommt insbesondere bei steuerbarem Verhalten in Betracht. Gemeint sind Fälle, in denen Arbeitnehmer*Innen ihr Verhalten beeinflussen und künftig ändern können.

Typische Beispiele sind:

• wiederholtes Zuspätkommen,
• unentschuldigtes Fehlen,
• Verstöße gegen Arbeitsanweisungen,
• private Internetnutzung trotz Verbots,
• fehlerhafte Zeiterfassung,
• unangemessenes Verhalten gegenüber Vorgesetzten oder Kolleg*Innen,
• Verletzung von Anzeige- oder Nachweispflichten,
• mangelhafte Arbeitsleistung, soweit diese vorwerfbar ist.

Ob eine Abmahnung berechtigt ist, hängt immer vom Einzelfall ab. Nicht jede Unzufriedenheit des Arbeitgebers rechtfertigt eine Abmahnung.

Welche Anforderungen muss eine Abmahnung erfüllen?

Eine Abmahnung sollte möglichst konkret formuliert sein. Pauschale Vorwürfe reichen häufig nicht aus.

Wichtig sind insbesondere:

1. konkrete Beschreibung des Vorwurfs
   Die Arbeitnehmer*In muss erkennen können, welches Verhalten beanstandet wird. Idealerweise werden Datum, Uhrzeit, Ort und konkreter Sachverhalt genannt.
2. Benennung der Pflichtverletzung
   Es sollte deutlich werden, gegen welche arbeitsvertragliche Pflicht verstoßen worden sein soll.
3. Aufforderung zur Verhaltensänderung
   Die Abmahnung sollte klar zum Ausdruck bringen, dass das beanstandete Verhalten künftig unterbleiben soll.
4. Warnung vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen
   Für den Wiederholungsfall muss erkennbar sein, dass weitere Maßnahmen bis hin zur Kündigung drohen können.

Fehlt es an einer konkreten Rüge oder an der Warnfunktion, kann die Abmahnung rechtlich angreifbar sein.

Muss eine Abmahnung schriftlich erfolgen?

Eine Abmahnung ist nicht zwingend an die Schriftform gebunden. Sie kann grundsätzlich auch mündlich ausgesprochen werden.

In der Praxis erfolgt eine Abmahnung jedoch meist schriftlich, weil der Arbeitgeber sie später nachweisen möchte. Wird die Abmahnung zur Personalakte genommen, kann sie bei späteren arbeitsrechtlichen Maßnahmen eine wichtige Rolle spielen.

Für Arbeitnehmer*Innen ist deshalb entscheidend, eine schriftliche Abmahnung nicht einfach unbeachtet zu lassen.

Ist vor jeder Kündigung eine Abmahnung erforderlich?

Nein. Eine Abmahnung ist nicht vor jeder Kündigung erforderlich.

Bei verhaltensbedingten Kündigungen ist eine vorherige Abmahnung allerdings häufig notwendig. Der Arbeitgeber muss Arbeitnehmer*Innen in vielen Fällen zunächst die Möglichkeit geben, das Verhalten zu ändern.

Eine Abmahnung kann aber entbehrlich sein, wenn die Pflichtverletzung besonders schwer wiegt oder offensichtlich ist, dass der Arbeitgeber das Verhalten nicht hinnehmen muss. Das kann etwa bei schwerem Vertrauensbruch, Straftaten zulasten des Arbeitgebers oder gravierenden Pflichtverletzungen in Betracht kommen.

Ob eine Abmahnung erforderlich war oder ausnahmsweise entbehrlich ist, gehört zu den zentralen Fragen bei der Prüfung einer Kündigung.

Mehr zu den Voraussetzungen einer sofortigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses finden Sie im Beitrag „Fristlose Kündigung – Voraussetzungen, Fristen und Handlungsmöglichkeiten“.

Welche Folgen hat eine Abmahnung?

Eine Abmahnung beendet das Arbeitsverhältnis nicht. Sie kann aber erhebliche Bedeutung für die Zukunft haben.

Insbesondere kann sie:

• in die Personalakte aufgenommen werden,
• bei späteren Pflichtverletzungen herangezogen werden,
• Grundlage einer verhaltensbedingten Kündigung sein,
• bei einer späteren Interessenabwägung berücksichtigt werden,
• das Arbeitsverhältnis belasten.

Gerade deshalb sollte geprüft werden, ob die Abmahnung inhaltlich zutreffend, verhältnismäßig und ausreichend bestimmt ist.

Wann ist eine Abmahnung unwirksam oder angreifbar?

Eine Abmahnung kann insbesondere dann angreifbar sein, wenn:

• der geschilderte Sachverhalt nicht stimmt,
• der Vorwurf zu ungenau beschrieben ist,
• keine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung vorliegt,
• die Bewertung des Verhaltens rechtlich unzutreffend ist,
• die Abmahnung unverhältnismäßig ist,
• mehrere Vorwürfe vermischt werden, von denen nicht alle zutreffen,
• die Warnfunktion fehlt.

Nach der Rechtsprechung können Arbeitnehmer*Innen die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus der Personalakte verlangen, etwa wenn sie inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung beruht oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt.

Sollten Arbeitnehmer*Innen auf eine Abmahnung reagieren?

Ob eine Reaktion sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab.

Arbeitnehmer*Innen sollten eine Abmahnung zunächst sorgfältig prüfen lassen und nicht vorschnell emotional reagieren. Eine unüberlegte Stellungnahme kann später nachteilig sein, insbesondere wenn sie als Eingeständnis verstanden werden könnte.

Mögliche Reaktionen sind:

• die Abmahnung zunächst nur zur Kenntnis nehmen,
• eine sachliche Gegendarstellung zur Personalakte reichen,
• die Entfernung der Abmahnung verlangen,
• außergerichtlich widersprechen,
• gerichtliche Entfernung aus der Personalakte geltend machen.

Nicht immer ist es taktisch sinnvoll, sofort gerichtlich gegen eine Abmahnung vorzugehen. In manchen Fällen kann es zweckmäßiger sein, die Abmahnung zu dokumentieren und erst im Rahmen eines späteren Kündigungsschutzverfahrens anzugreifen.

Welche Strategie sinnvoll ist, hängt insbesondere von der Schwere des Vorwurfs, der Beweislage und dem weiteren Verlauf des Arbeitsverhältnisses ab.

Gibt es eine Frist, um gegen eine Abmahnung vorzugehen?

Für die Reaktion auf eine Abmahnung gibt es keine einheitliche kurze Klagefrist wie bei einer Kündigung. Dennoch sollten Arbeitnehmer*Innen nicht zu lange warten, wenn die Abmahnung offensichtlich falsch ist oder erhebliche Nachteile drohen.

Anders ist es bei einer Kündigung: Wer sich gegen eine Kündigung wehren möchte, muss grundsätzlich innerhalb von drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung Kündigungsschutzklage beim Arbeitsgericht erheben.

Welche ersten Schritte nach Zugang einer Kündigung wichtig sind, erläutere ich im Beitrag „Kündigung erhalten – was Arbeitnehmer*In jetzt wissen muss“.

Abmahnung und Kündigungsschutzklage

Wird später eine Kündigung ausgesprochen, spielt eine frühere Abmahnung häufig eine wichtige Rolle. Das gilt besonders bei verhaltensbedingten Kündigungen.

Dann ist zu prüfen:

• Wurde die Arbeitnehmer*In wegen eines vergleichbaren Verhaltens abgemahnt?
• War die Abmahnung wirksam?
• Lag tatsächlich eine erneute Pflichtverletzung vor?
• War die Kündigung verhältnismäßig?
• Reichte eine mildere Maßnahme aus?

Im Kündigungsschutzverfahren kann daher auch die Berechtigung einer früheren Abmahnung relevant werden.

Wie ein solches Verfahren abläuft, erfahren Sie im Beitrag „Kündigungsschutzklage – Ablauf, Fristen und Erfolgsaussichten“.

Abmahnung und Betriebsrat

Eine Abmahnung kann grundsätzlich ohne vorherige Anhörung des Betriebsrats ausgesprochen werden.

Anders ist dies bei einer Kündigung: Besteht im Unternehmen ein Betriebsrat, muss dieser vor jeder Kündigung angehört werden. Eine ohne Anhörung des Betriebsrats ausgesprochene Kündigung ist unwirksam.

Gerade wenn auf eine Abmahnung später eine Kündigung folgt, sollte daher geprüft werden, ob ein Betriebsrat besteht und ob dieser vor Ausspruch der Kündigung ordnungsgemäß beteiligt wurde.

Kann eine Abmahnung später ihre Bedeutung verlieren?

Ja, eine Abmahnung kann mit der Zeit an Gewicht verlieren. Je länger Arbeitnehmer*Innen sich beanstandungsfrei verhalten, desto weniger stark kann eine ältere Abmahnung im Rahmen einer späteren Kündigung ins Gewicht fallen.

Das bedeutet aber nicht automatisch, dass jede ältere Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden muss. Bei einer zu Recht erteilten Abmahnung kann der Arbeitgeber weiterhin ein Dokumentationsinteresse haben, solange die Abmahnung für das Arbeitsverhältnis noch Bedeutung haben kann.

Was sollten Arbeitnehmer*Innen nach Erhalt einer Abmahnung beachten?

Nach Erhalt einer Abmahnung empfiehlt es sich insbesondere,

1. Ruhe zu bewahren,
2. die Abmahnung nicht vorschnell zu unterschreiben,
3. den Zugang und Inhalt zu dokumentieren,
4. keine unüberlegte Stellungnahme abzugeben,
5. den Vorwurf sachlich zu prüfen,
6. mögliche Beweise zu sichern,
7. Kolleg*Innen oder Zeugen zu notieren,
8. rechtlich prüfen zu lassen, ob eine Reaktion sinnvoll ist.

Wichtig ist: Eine Empfangsbestätigung bedeutet grundsätzlich nur, dass die Abmahnung erhalten wurde. Sie sollte aber nicht mit einem inhaltlichen Anerkenntnis verwechselt werden.

Fazit

Eine Abmahnung ist mehr als nur eine arbeitsrechtliche Ermahnung. Sie kann die Grundlage für spätere Kündigungen bilden und sollte deshalb ernst genommen werden.

Für Arbeitnehmer*Innen ist entscheidend, ob der Vorwurf zutrifft, ausreichend konkret beschrieben wurde und eine wirksame Warnung enthält. Nicht jede Abmahnung ist berechtigt. Zugleich ist nicht jede sofortige Reaktion taktisch sinnvoll.

Wer eine Abmahnung erhalten hat, sollte deshalb prüfen lassen, ob eine Gegendarstellung, ein Widerspruch oder ein Entfernungsverlangen sinnvoll ist.

Sie haben eine Abmahnung erhalten?

Als Rechtsanwältin für Arbeitsrecht in Bergisch Gladbach berate ich Sie als Arbeitnehmer*In zu Abmahnungen, Kündigungen, Kündigungsschutzklagen und allen Fragen rund um das Arbeitsverhältnis.