Mitarbeiter richtig abmahnen – Voraussetzungen und typische Fehler für Arbeitgeber 

Eine Abmahnung ist für Arbeitgeber ein wichtiges arbeitsrechtliches Instrument. Sie dient dazu, Pflichtverletzungen zu beanstanden, Beschäftigte zu vertragsgerechtem Verhalten anzuhalten und gegebenenfalls eine spätere verhaltensbedingte Kündigung vorzubereiten.

Gleichzeitig werden Abmahnungen in der Praxis häufig fehlerhaft formuliert. Das kann erhebliche Folgen haben: Ist eine Abmahnung zu unkonkret, inhaltlich falsch oder fehlt die erforderliche Warnfunktion, kann sie im Streitfall ihre Wirkung verlieren.

Für Arbeitgeber ist daher wichtig, eine Abmahnung sorgfältig vorzubereiten und rechtlich sauber zu formulieren.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wann eine Abmahnung erforderlich ist, welche Anforderungen gelten und welche typischen Fehler Arbeitgeber vermeiden sollten.

Was ist eine Abmahnung?

Mit einer Abmahnung rügt der Arbeitgeber ein konkretes Fehlverhalten der Arbeitnehmer*In. Zugleich weist er darauf hin, dass im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen können.

Eine wirksame Abmahnung erfüllt daher regelmäßig zwei zentrale Funktionen:

• Rügefunktion: Das beanstandete Verhalten wird konkret beschrieben.
• Warnfunktion: Die Arbeitnehmer*In wird darauf hingewiesen, dass bei erneuter Pflichtverletzung der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet sein kann.

Das Bundesarbeitsgericht verlangt für eine ordnungsgemäße Abmahnung neben der konkreten Rüge eines Fehlverhaltens auch den Hinweis auf die mögliche Bestands- oder Inhaltsgefährdung des Arbeitsverhältnisses im Wiederholungsfall.

Wann ist eine Abmahnung erforderlich?

Eine Abmahnung ist vor allem bei verhaltensbedingten Pflichtverletzungen relevant. Gemeint sind Fälle, in denen die Arbeitnehmer*In ihr Verhalten steuern und künftig ändern kann.

Typische Beispiele sind:

• wiederholtes Zuspätkommen,
• unentschuldigtes Fehlen,
• Verstöße gegen Arbeitsanweisungen,
• fehlerhafte Arbeitszeiterfassung,
• private Internetnutzung trotz Verbots,
• unangemessenes Verhalten gegenüber Vorgesetzten oder Kolleg*Innen,
• Verletzung von Anzeige- oder Nachweispflichten,
• beharrliche Schlechtleistung, soweit sie vorwerfbar ist.

Bei Pflichtverletzungen aus einem Dauerschuldverhältnis sieht § 314 Abs. 2 BGB vor, dass eine Kündigung grundsätzlich erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig ist, wenn der wichtige Grund in der Verletzung einer Vertragspflicht liegt.

Mehr zur Abmahnung aus Sicht der Beschäftigten finden Sie im Beitrag „Abmahnung im Arbeitsrecht – Bedeutung, Wirksamkeit und Handlungsmöglichkeiten“.

Ist vor jeder Kündigung eine Abmahnung notwendig?

Nein. Eine Abmahnung ist nicht vor jeder Kündigung erforderlich.

Bei einer verhaltensbedingten Kündigung ist sie jedoch häufig notwendig, weil der Arbeitnehmer*In zunächst die Möglichkeit gegeben werden muss, das Verhalten zu ändern.

Eine Abmahnung kann ausnahmsweise entbehrlich sein, wenn die Pflichtverletzung besonders schwer wiegt oder offensichtlich ist, dass der Arbeitgeber das Verhalten keinesfalls hinnehmen muss. Das kann etwa bei schweren Vertrauensverstößen, Straftaten zulasten des Arbeitgebers oder gravierenden Pflichtverletzungen in Betracht kommen.

Ob eine Abmahnung erforderlich ist, hängt immer vom Einzelfall ab.

Welche Anforderungen muss eine Abmahnung erfüllen?

Damit eine Abmahnung im Streitfall Bestand haben kann, sollte sie sorgfältig formuliert sein.

Wichtig sind insbesondere folgende Punkte:

1. Konkrete Beschreibung des Fehlverhaltens

Die Abmahnung muss erkennen lassen, welches Verhalten beanstandet wird. Pauschale Vorwürfe wie „unzuverlässiges Verhalten“ oder „mangelhafte Arbeitsleistung“ reichen regelmäßig nicht aus.

Der Sachverhalt sollte möglichst genau beschrieben werden:

• Datum,
• Uhrzeit,
• Ort,
• konkrete Situation,
• betroffene Personen,
• genaue Pflichtverletzung.

Je konkreter die Abmahnung formuliert ist, desto besser kann sie später im Streitfall nachvollzogen werden.

2. Benennung der verletzten Pflicht

Arbeitgeber sollten klar benennen, gegen welche arbeitsvertragliche Pflicht verstoßen wurde.

Nur so wird deutlich, worin der Pflichtverstoß liegt.

3. Aufforderung zu künftigem vertragsgerechtem Verhalten

Die Abmahnung sollte ausdrücklich verlangen, dass sich die Arbeitnehmer*In künftig vertragsgemäß verhält.

4. Hinweis auf arbeitsrechtliche Konsequenzen

Besonders wichtig ist die Warnfunktion. Die Abmahnung sollte klarstellen, dass bei einer Wiederholung arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen können.

Ohne eine solche Warnung fehlt der Abmahnung häufig die kündigungsrechtliche Bedeutung.

Muss die Abmahnung schriftlich erfolgen?

Eine Abmahnung muss nicht zwingend schriftlich erfolgen. Sie kann grundsätzlich auch mündlich ausgesprochen werden.

In der Praxis ist die schriftliche Abmahnung jedoch dringend zu empfehlen. Nur so lässt sich später nachweisen,

• wann die Abmahnung ausgesprochen wurde,
• welcher konkrete Vorwurf erhoben wurde,
• welche Pflichtverletzung gerügt wurde,
• welche Konsequenzen angedroht wurden.

Für Arbeitgeber ist eine sorgfältige Dokumentation besonders wichtig, wenn später eine Kündigung in Betracht kommt.

Wer darf eine Abmahnung aussprechen?

Eine Abmahnung kann grundsätzlich durch Personen ausgesprochen werden, die gegenüber der Arbeitnehmer*In weisungsbefugt sind.

Das können je nach Unternehmensstruktur beispielsweise sein:

• Geschäftsführung,
• Personalleitung,
• direkte Vorgesetzte,
• Abteilungsleitung,
• andere ausdrücklich bevollmächtigte Personen.

Arbeitgeber sollten intern klar regeln, wer Abmahnungen aussprechen darf. Dadurch lassen sich spätere Streitigkeiten vermeiden.

Muss die Arbeitnehmer*In vorher angehört werden?

Eine vorherige Anhörung der Arbeitnehmer*In ist vor Ausspruch einer Abmahnung grundsätzlich nicht zwingend erforderlich.

Trotzdem kann es in der Praxis sinnvoll sein, den Sachverhalt vorab aufzuklären und die betroffene Person anzuhören. Das gilt insbesondere dann, wenn der Sachverhalt unklar ist oder mehrere Personen beteiligt waren.

Eine sorgfältige Sachverhaltsaufklärung reduziert das Risiko, dass eine Abmahnung später wegen unzutreffender Tatsachen angreifbar ist.

Typische Fehler bei Abmahnungen

In der Praxis scheitern Abmahnungen häufig nicht daran, dass es gar keinen Anlass gab, sondern an der konkreten Umsetzung.

Typische Fehler sind:

• der Vorwurf ist zu pauschal formuliert,
• Datum oder konkrete Umstände fehlen,
• mehrere Vorwürfe werden vermischt,
• einzelne Vorwürfe sind nicht beweisbar,
• die Pflichtverletzung wird rechtlich falsch bewertet,
• die Warnfunktion fehlt,
• die Abmahnung ist unverhältnismäßig,
• die Abmahnung wird nicht nachweisbar übergeben,
• es fehlt eine saubere Dokumentation.

Gerade wenn eine Abmahnung später Grundlage einer Kündigung sein soll, können solche Fehler erhebliche Auswirkungen haben.

Wie viele Abmahnungen sind vor einer Kündigung erforderlich?

Es gibt keine feste Regel, wonach immer eine, zwei oder drei Abmahnungen erforderlich wären.

Entscheidend ist der Einzelfall. Maßgeblich sind insbesondere:

• Art und Schwere der Pflichtverletzung,
• bisheriger Verlauf des Arbeitsverhältnisses,
• Dauer der Betriebszugehörigkeit,
• Wiederholungsgefahr,
• Reaktion der Arbeitnehmer*In auf frühere Abmahnungen,
• Verhältnismäßigkeit einer Kündigung.

Bei leichteren Pflichtverletzungen können zunächst eine oder mehrere Abmahnung erforderlich sein. Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen kann eine Kündigung unter Umständen auch ohne vorherige Abmahnung möglich sein.

Wie sollte die Abmahnung zugestellt werden?

Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass der Zugang der Abmahnung später nachgewiesen werden kann.

In Betracht kommen beispielsweise:

• persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung,
• Übergabe im Beisein einer Zeug*In,
• Versand per Einwurf-Einschreiben,
• Zustellung durch Boten.

Wichtig ist: Eine Empfangsbestätigung sollte nur den Erhalt der Abmahnung dokumentieren. Sie sollte nicht so formuliert sein, dass die Arbeitnehmer*In zugleich die inhaltliche Richtigkeit der Vorwürfe bestätigt.

Sollte die Abmahnung in die Personalakte aufgenommen werden?

In der Regel wird eine schriftliche Abmahnung zur Personalakte genommen. Dadurch kann der Arbeitgeber später dokumentieren, dass das Verhalten bereits beanstandet und vor weiteren Konsequenzen gewarnt wurde.

Gleichzeitig sollten Arbeitgeber beachten, dass eine unberechtigte Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen sein kann. Deshalb ist eine sorgfältige Prüfung vor Aufnahme in die Personalakte empfehlenswert.

Abmahnung und spätere Kündigung

Eine Abmahnung kann bei einer späteren verhaltensbedingten Kündigung eine entscheidende Rolle spielen.

Dann wird insbesondere geprüft:

• Wurde ein vergleichbares Verhalten bereits abgemahnt?
• War die Abmahnung wirksam?
• Hat sich die Pflichtverletzung wiederholt?
• War die Kündigung verhältnismäßig?
• Gab es mildere Mittel?

Ist die frühere Abmahnung unwirksam oder betrifft sie ein nicht vergleichbares Verhalten, kann sie die spätere Kündigung unter Umständen nicht tragen.

Mehr zur sofortigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfahren Sie im Beitrag „Fristlose Kündigung – Voraussetzungen, Fristen und Handlungsmöglichkeiten“.

Betriebsrat: Muss dieser vor einer Abmahnung beteiligt werden?

Vor Ausspruch einer Abmahnung muss ein bestehender Betriebsrat grundsätzlich nicht angehört werden.

Anders ist dies bei einer Kündigung. Vor jeder Kündigung muss der Betriebsrat angehört werden. Eine ohne Anhörung des Betriebsrats ausgesprochene Kündigung ist unwirksam.

Wenn aus einer Abmahnung später eine Kündigung folgen soll, sollten Arbeitgeber daher frühzeitig auch die betriebsverfassungsrechtlichen Anforderungen im Blick behalten.

Wann sollten Arbeitgeber rechtlichen Rat einholen?

Arbeitgeber sollten eine Abmahnung insbesondere dann rechtlich prüfen lassen, wenn:

• eine spätere Kündigung möglich erscheint,
• der Sachverhalt streitig ist,
• es um schwerwiegende Pflichtverletzungen geht,
• bereits mehrere Abmahnungen ausgesprochen wurden,
• ein besonderer Kündigungsschutz in Betracht kommt,
• ein Betriebsrat besteht,
• die Arbeitnehmer*In anwaltlich vertreten ist,
• eine gerichtliche Auseinandersetzung wahrscheinlich erscheint.

Eine rechtlich sauber vorbereitete Abmahnung kann spätere Risiken erheblich reduzieren.

Fazit

Eine Abmahnung ist ein wichtiges Instrument im Arbeitsrecht. Sie sollte jedoch nicht vorschnell oder ungenau ausgesprochen werden.

Für Arbeitgeber ist entscheidend, den Sachverhalt sorgfältig aufzuklären, den Vorwurf konkret zu formulieren und die Arbeitnehmer*In eindeutig vor möglichen Konsequenzen im Wiederholungsfall zu warnen.

Fehlerhafte Abmahnungen können im späteren Kündigungsschutzverfahren erhebliche Nachteile haben. Deshalb lohnt es sich, insbesondere bei wiederholten oder schwerwiegenden Pflichtverletzungen frühzeitig rechtlichen Rat einzuholen.

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Als Rechtsanwältin für Arbeitsrecht in Bergisch Gladbach berate ich Arbeitgeber bei Abmahnungen, Kündigungen, Arbeitsverträgen und weiteren arbeitsrechtlichen Fragestellungen.